ORVEA RECRUTE Assistant de Gestion Polyvalent H/F – RENTREE MARS 2018 – RECRUTEMENT IMMEDIAT

- 1 place disponible

MISSIONS

Mission 1 : Administration

• Accueil physique et téléphonique (clients, prospects, fournisseurs ou équipes internes)
• Réception, enregistrement et tri du courrier
• Classement et archivage de tout document
• Enregistrement des fiches clients
• Préparation du parapheur des signatures pour visa Direction (factures, bons de commandes, documents divers, …)
• Suivi des tableaux de bords : statistiques, fiches, suivi, organisation, démarche qualité, Suivi et envoi des Bordereaux de suivi des déchets aux clients
• Gestion, classement et suivi des éléments administratifs des fournisseurs

Mission 2 : Comptabilité

• Préparer et envoyer à l’expert-comptable :
o Etablissement et envoi des devis.
o Etablissement des factures pour validation N+1 sur OPEN, puis envoi.
o Récupérer et scanner les factures fournisseurs, notes de frais par mois (OPEN)
o Gestion des éléments de salaires, congés payés et absences sur Payfit, pour la préparation des fiches de paie
• Suivi et relance des paiements jusqu’au paiement
• Faire signer les rapprochements bancaires au Président
• Suivi des validations à N-1 des factures comptabilisées par le comptable sur OPEN
• Envoi de la déclaration TVA avant le 15 de chaque M+1 chez comptable
Mission 3 : Ressources Humaines
• Etablir les DUE et les contrats de travail (CDD / Cdi) en respectant la règlementation
• Préparer les documents de travail à remettre aux salariés : cahier, badges, clés, tenues, …
• Classement des documents originaux et envoi des copies en pdf à l’expert-comptable
• Suivi et gestion des visites médicale
• Préparation du parapheur pour signature Direction.
• Etablir le suivi du pointage des salariés pour le tableau de bord et l’interface expert-comptable.

Mission 4 : Technique

• Suivi des besoins techniques des agents sur les chantiers : Bennes de chantier, consommable base vie, cahier de travail, fiche contact, ….
• Suivi des prestations des agents sur AIDOO, envoi des rapport photo aux clients

– COMPETENCES REQUISES

La contribution de l’Assistante de Gestion Polyvalente sera décisive pour le bon fonctionnement du Service :
Connaissances (Savoirs) :
• Techniques de secrétariat
• Méthodes de classement et d’archivage
• Techniques de gestion administrative
Compétences techniques (Savoir-faire) 1:
• Sens de l’accueil
• Organisation pour structurer les dossiers
• Maîtrise du Pack-Office Pro et des outils bureautiques en général
• Formation en interne à faire sur Logiciel de gestion OPEN.
Capacités liées à l’emploi2 OU Aptitudes comportementales (Savoir-être)
• Rigueur dans l’organisation des dossiers et pour assurer la remontée d’informations à la l’expert-comptable (comptabilité et RH).
• Son écoute pour réceptionner les demandes des agents pour les gérer en direct ou en informer le conducteur travaux ou la Direction.

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Nos formations pour ce poste

Bachelor ESAM Responsable en Gestion et Développement d’Entreprise
Développé en partenariat pédagogique avec et délivré par l’ESAM (European School of Advanced Management), école du Groupe IGS - Titre « Responsable en gestion et développement d’entreprise » certifié par l’Etat niveau II, Code NSF 310m, enregistré au RNCP par arrêté du 17 juillet 2015 et publié au journal officiel du 25 juillet 2015.